Stress van de eerste ontmoetingen, niet-werkende apparatuur, introductie bij de verschillende teams, heen en weer lopen naar de IT-afdeling voor wachtwoorden en toegangscodes die niet werken,… We kennen allemaal dit soort onboarding, die ons niet per se een positieve herinnering heeft achtergelaten. Toch is dit een cruciale stap in de loopbaan.
De cijfers spreken voor zich: volgens een Gallup-enquête denkt 88% van de werknemers dat hun bedrijf zijn onboardingprocessen kan verbeteren.
Volgens Cadremploi heeft 35% van de nieuwe medewerkers ontslag genomen zes maanden na hun aanwerving en 45% van de ontslagen vonden plaats in het eerste jaar. Als je dit omrekent naar euro’s, kan de rekening snel oplopen!
Onboarding, wat je zou kunnen vertalen als “inscheping” in het Nederlands, betekent het optimaliseren van de integratie van nieuwe medewerkers. Het doel? Een gemakkelijke, soepele en rustige start.
De kernwoorden zijn: respect, voorbereiding en welwillendheid. Tijdens deze onboarding kan je nieuwe medewerker zijn of haar eerste echte indruk van het bedrijf krijgen. Het is dus aan jou om het beste imago over te brengen door de belangrijke waarden en cultuur van het bedrijf uit te dragen. Dit is ook het moment om je werkgeversmerk te laten zien en zo de betrokkenheid van de nieuwe medewerker te versterken. Voeg bijvoorbeeld enkele goodies toe aan de nieuwe uitrusting (pen, mok, notitieblok,…)
“Een goed onboardingproces moet ervoor zorgen dat je nieuwe medewerker morgen graag terugkomt!” – LH
We weten het allemaal, beginnen aan een nieuwe baan is nooit eenvoudig. Met onze Cebir-checklist zorg je ervoor dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt en zijn of haar keuze niet meteen op de eerste dag betreurt, zodat je een voortijdig vertrek voorkomt!
Allereerst, de ontvangst van een nieuwe medewerker moet minstens een beetje van tevoren worden voorbereid! Begin met het opstellen van een lijst van alles wat je medewerker nodig heeft voor een soepele start.
Vraag hiervoor op tijd alles aan en informeer de teams van tevoren.
Je kunt ook een pre-onboarding uitvoeren door je kandidaat alvast het contract en belangrijke informatie (adres, aankomsttijd, hoe je toegang krijgt tot de gebouwen, beveiligingsprocedures, GDPR, …) van tevoren toe te sturen, zodat hij of zij dit op zijn gemak kan doornemen voordat hij of zij begint.
Stuur enkele dagen voor de start een welkomst- en introductiemail waarin je het nieuwe e‑mailadres van je medewerker opneemt. Hiermee geef je iedereen de mogelijkheid om hem of haar welkom te heten en kan je medewerker starten met enkele aanmoedigingen in zijn of haar inbox. Zorg er ook voor dat het managementteam en de personen die de nieuwe medewerker moet ontmoeten, beschikbaar zijn op zijn of haar eerste dag.
Organiseer de agenda van je nieuwe medewerker: zorg ervoor dat zijn of haar eerste dagen gevuld zijn. Plan de nodige trainingen, ontmoetingen met andere, meer afgelegen teams, … Zorg ervoor dat je medewerker zich zoveel mogelijk onderdompelt in de werkomgeving en de context van het bedrijf.
Op de dag zelf, stel voor dat je nieuwe medewerker een halfuur later komt dan het standaardtijdstip, zodat je de laatste controles kunt uitvoeren en vóór hem of haar op kantoor kunt aankomen. Op deze manier kun je beginnen met het installeren van zijn of haar apparatuur, de aanwezigen op kantoor eraan herinneren dat er vandaag een nieuw teamlid komt, … Het is niet verplicht, maar het organiseren van een teamontbijt voor de nieuwkomer wordt altijd zeer gewaardeerd en zorgt voor veel soepelere en ontspannen kennismakingen. Het is ook altijd fijn als de mensen die hebben deelgenomen aan het aanwervingsproces en die de medewerker al heeft ontmoet, aanwezig zijn om een geruststellende omgeving te bieden.
Zorg ervoor dat het management aanwezig is om de nieuwe medewerker te verwelkomen.
Toon hem of haar de verschillende ruimtes van het kantoor: cafetaria, toiletten, koffiemachine, vergaderzaal, onthaal, …
Als je medewerker zich op zijn of haar gemak voelt, stel dan de aanwezige personen voor en leg uit welke interacties hij of zij waarschijnlijk met hen zal hebben. Daarna geef je ook de lijst met belangrijke contactpersonen van het bedrijf (HR-afdeling, teamleider, onthaal, …) door.
Geef je medewerker wat tijd om zich te installeren, de ontvangen informatie te verwerken en zijn of haar gedachten te ordenen. Ga in de buurt van zijn of haar bureau zitten en help met het opstarten van de computer, het starten van de diverse software om te controleren of alle aangemaakte toegangen correct werken. (Als dat niet het geval is, volg het dan snel zelf op, laat je medewerker zich niet zelf redden!) Neem ook wat tijd om eventuele vragen te beantwoorden.
Om de beste opvolging van je medewerker te garanderen, plan je regelmatige gesprekken. Dit zijn geen prestatie-evaluaties, maar ontmoetingen om ervoor te zorgen dat alles nog steeds goed verloopt en om te anticiperen op problemen als je tekenen van ongemak of een probleem detecteert. Dit stelt je ook in staat om de sterke punten van je medewerker te identificeren, evenals eventuele verbeterpunten.
Hier zijn enkele voorbeelden van gesprekken die je kunt plannen na de komst van je nieuwe medewerker:
En vergeet niet, een goede onboarding plaatst je nieuwe medewerker in de juiste mindset! Zijn of haar productiviteit, betrokkenheid binnen het bedrijf en de wens om bij te dragen aan de goede ontwikkeling daarvan zullen alleen maar versterkt worden!
Heb je je ideale medewerker nog niet gevonden? Wij stellen de nodige tools ter beschikking om je op de meest objectieve manier te begeleiden bij je keuze! Van het filteren en selecteren van de beste talenten tot coaching en het plannen van een volledige carrière-evaluatie, onze oplossingen stellen je in staat om het potentieel van je team te optimaliseren. Onze aanpak onderscheidt zich door zorgvuldig ontwikkelde psychometrische modellen en innovatieve adaptieve tests. Samen kunnen we objectief de vaardigheden, capaciteiten en authentieke persoonlijkheidskenmerken van een kandidaat evalueren.