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Les différentes clés du succès d’un bon onboarding

Notre checklist pour intégrer un nouveau collaborateur !

Stress de la ren­contre, maté­riel non-fonc­tion­nel, pré­sen­ta­tion avec les dif­fé­rentes équipes, aller-retours au dépar­te­ment IT pour les mots de passes et les divers accès qui ne fonc­tionnent pas,… Nous connais­sons tous ce type d’onboarding, qui ne nous a pas for­cé­ment lais­sé un sou­ve­nir impé­ris­sable. Pour­tant, ce der­nier consti­tue une étape cru­ciale dans le par­cours professionnel. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : selon un son­dage Gal­lup, 88 % des employés estiment que leur entre­prise pour­rait amé­lio­rer ses pro­ces­sus d’onboarding.

Mais qu’est-ce qu’un onboarding ? Et comment faire en sorte que l’onboarding se passe au mieux ?

Selon Cadrem­ploi, 35 % des nou­veaux sala­riés ont démis­sion­né six mois après leur recru­te­ment et 45 % des démis­sions ont eu lieu la pre­mière année. Si vous faites la conver­sion en euros, la note peut vite deve­nir salée !

L’onboarding, que l’on pour­rait tra­duire par « embar­que­ment » en fran­çais, consiste à opti­mi­ser l’intégration des nou­veaux employés, selon le Figa­ro. Son objec­tif ? Un démar­rage facile, fluide et serein.

Les maîtres mots sont : res­pect, pré­pa­ra­tion et bien­veillance. C’est pen­dant cet onboar­ding que votre nou­veau col­la­bo­ra­teur pour­ra se faire sa pre­mière véri­table idée de l’entreprise. A vous donc de ren­voyer la meilleure image pos­sible en véhi­cu­lant les valeurs impor­tantes et la culture de cette der­nière. C’est aus­si le moment de faire jouer votre marque employeur afin de ren­for­cer l’adhésion du nou­veau col­la­bo­ra­teur. Par exemple, glis­sez dans le nou­veau maté­riel dis­tri­bué quelques goo­dies (sty­lo, mug, bloc-notes,…)

« Un bon pro­ces­sus d’onboarding doit per­mettre de s’assurer que votre nou­vel employé ait envie de reve­nir demain ! » ‑LH 

Nous le savons, com­men­cer un nou­veau job n’est jamais une mince affaire. Grâce à notre Cebir che­ck­list, faites en sorte que votre nou­veau col­la­bo­ra­teur se sente bien accueilli et ne regrette pas son choix dès le pre­mier jour afin d’éviter un départ anticipé !

Que prévoir pour un bon onboarding ?

Tout d’abord, l’accueil d’un nou­veau col­la­bo­ra­teur se pré­pare un mini­mum à l’avance ! Com­men­cez par éta­blir une liste de tout ce dont votre col­la­bo­ra­teur aura besoin pour un démar­rage en douceur. 

  • Ordi­na­teur & accessoires, 
  • Une place atti­trée ou être cer­tain qu’un bureau de l’openspace soit disponible, 
  • Les dif­fé­rents accès aux pro­grammes de la socié­té, boite mail, etc. 
  • Un car­net et un stylo, 
  • Badges d’accès si nécessaire. 

Pour cela, faites vos demandes et pré­ve­nez les équipes en avance. 

Vous pou­vez éga­le­ment effec­tuer un pré-onboar­ding avec votre can­di­dat en lui envoyant déjà son contrat, les infor­ma­tions impor­tantes (adresse, heure d’arrivée, com­ment accé­der aux bâti­ments, pro­cé­dure de sécu­ri­té, GDPR,…) à l’avance afin qu’il puisse les lire à son aise avant de se lancer. 

Envoyez un mail d’accueil et de pré­sen­ta­tion quelques jours avant le démar­rage dans lequel vous inté­grez la nou­velle adresse mail de votre col­la­bo­ra­teur. Vous per­met­tez ain­si à cha­cun de lui sou­hai­ter la bien­ve­nue et à votre col­la­bo­ra­teur de démar­rer avec quelques encou­ra­ge­ments pré­sents sur sa boîte de mes­sa­ge­rie. Faites éga­le­ment en sorte que l’équipe du mana­ge­ment et les per­sonnes que le nou­veau col­la­bo­ra­teur doit ren­con­trer se rendent dis­po­nibles pour son pre­mier jour. 

Orga­ni­sez l’agenda de votre nou­veau col­la­bo­ra­teur : assu­rez-vous que ses pre­mières jour­nées sont rem­plies. Pré­voyez-les for­ma­tions néces­saires, ren­contres avec d’autres équipes plus éloi­gnées,… Faites en sorte que votre col­la­bo­ra­teur s’imprègne au maxi­mum de l’environnement de tra­vail et du contexte de la société. 

Que faire le premier jour d’onboarding ?

  1. Le jour J, pro­po­sez à votre nou­veau col­la­bo­ra­teur d’arriver une demi-heure plus tard que l’horaire stan­dard, afin d’avoir le temps de faire les der­nières véri­fi­ca­tions et d’arriver avant lui ou elle ou bureau. De cette manière, vous pour­rez com­men­cer à ins­tal­ler son maté­riel, rap­pe­ler aux per­sonnes pré­sentes au bureau qu’un nou­veau membre de l’équipe arrive aujourd’hui,… Ce n’est pas obli­ga­toire, mais pré­voir un petit déjeu­ner d’équipe pour le nou­vel arri­vé est tou­jours extrê­me­ment bien vu et per­met des pré­sen­ta­tions beau­coup plus fluides et déten­dues. Il est éga­le­ment tou­jours inté­res­sant que les per­sonnes qui ont par­ti­ci­pé au pro­ces­sus de recru­te­ment et que le col­la­bo­ra­teur a déjà ren­con­trées soient pré­sentes afin d’offrir un cadre plus rassurant.

    • Assu­rez-vous que le mana­ge­ment soit pré­sent pour accueillir le nou­veau collaborateur. 
    • Mon­trez-lui les dif­fé­rents espaces du bureau : café­té­ria, toi­lettes, machine à café, salle de réunion, réception,… 

     

  2. Une fois votre col­la­bo­ra­teur mis à l’aise, pré­sen­tez-lui les per­sonnes pré­sentes et expli­quez-lui quelles inter­ac­tions il ou elle sera sus­cep­tible d’avoir avec elles. Par la suite, vous lui don­ne­rez éga­le­ment la liste des per­sonnes de contact impor­tantes de la socié­té (dépar­te­ment RH, chef d’équipe, réception,…). 

     

  3. Lais­sez un peu de temps à votre col­la­bo­ra­teur afin qu’il ou elle puisse s’installer, inté­grer les nom­breuses infor­ma­tions déjà reçues et struc­tu­rer ses idées. Ins­tal­lez-vous à proxi­mi­té de son bureau et aidez-le à démar­rer son ordi­na­teur, à lan­cer les divers logi­ciels afin que véri­fier que tous les accès créés fonc­tionnent cor­rec­te­ment. (Si ce n’est pas le cas, faites le sui­vi rapi­de­ment et vous-même, ne lais­sez pas votre col­la­bo­ra­teur se débrouiller !) Pre­nez aus­si un peu de temps pour répondre à ses ques­tions si néces­saire. 

     

  4. Lorsque votre nou­veau col­la­bo­ra­teur est bien ins­tal­lé, attri­buez-lui un par­rain ou « bud­dy ». Le par­rain sera la per­sonne qui gui­de­ra votre nou­veau col­la­bo­ra­teur dans les rou­tines quo­ti­diennes, pren­dra le temps de lui expli­quer plus en détails les pro­cé­dures et répon­dra à ses ques­tions pen­dant ses pre­miers jours, semaines, mois éven­tuel­le­ment. Cette per­sonne fait géné­ra­le­ment par­tie de l’équipe du nou­veau col­la­bo­ra­teur mais ne fait pas par­tie du mana­ge­ment, elle joue­ra aus­si un rôle cru­cial dans la trans­mis­sion des valeurs de l’entreprise, de l’esprit d’équipe et de l’implication du nou­veau col­la­bo­ra­teur au sein de son équipe.

Comment suivre l’intégration de mon nouvel employé ?

Afin de vous assu­rer le meilleur sui­vi de votre col­la­bo­ra­teur pré­voyez des entre­tiens régu­liers. Il ne s’agira pas ici d’évaluations de per­for­mance, mais bien de ren­contres afin de vous assu­rer que tout se passe tou­jours bien, et pou­voir anti­ci­per un maxi­mum si vous pen­sez déce­ler un incon­fort ou une situa­tion pro­blé­ma­tique. Cela vous per­met­tra éga­le­ment d’identifier les forces de votre sala­rié, mais aus­si les éven­tuels points d’amélioration.

Voi­ci quelques exemples d’entretiens à pré­voir après l’arrivée de votre nou­veau collaborateur :

  • Entre­tien d’intégration : effec­tuez un pre­mier entre­tien afin de connaître le res­sen­ti de votre col­la­bo­ra­teur sur son pre­mier jour ou sa pre­mière semaine. Cela vous per­met­tra aus­si d’avoir un aper­çu des points forts de votre onboar­ding et des éven­tuelles pistes d’amélioration.
  • Entre­tien de sui­vi : pla­ni­fiez des entre­tiens de sui­vi avec votre col­la­bo­ra­teur tous les quinze jours ou une fois par mois afin de vous faire une idée sur son inté­gra­tion, véri­fier que les tâches à effec­tuer ont bien été comprises.
  • Entre­tien de fin d’onboarding : une fois la période déter­mi­née pas­sée, n’oubliez pas de refaire un point avec votre col­la­bo­ra­teur. Vous pou­vez lui deman­der de vous remettre un rap­port d’étonnement, dis­cu­ter des futures étapes de son par­cours pro­fes­sion­nel, et déjà éta­blir un plan de car­rière. Ici encore, Cebir vous aide à opti­mi­ser vos recru­te­ments et libé­rer tout le poten­tiel de vos futurs talents en valo­ri­sant leurs com­pé­tences grâce à notre cata­logue de tests.


Et n’oubliez pas, un bon onboar­ding pla­ce­ra votre nou­veau col­la­bo­ra­teur dans un bon mind­set ! Sa pro­duc­ti­vi­té, son impli­ca­tion au sein de la socié­té et son envie de contri­buer au bon déve­lop­pe­ment de cette der­nière n’en seront que renforcés !

Comment trouver un nouveau collaborateur ?

Vous n’avez pas encore trou­vé votre col­la­bo­ra­teur idéal ? Nous met­tons à votre dis­po­si­tion les outils néces­saires pour vous accom­pa­gner de la manière la plus objec­tive pos­sible dans votre choix ! Du fil­trage à la sélec­tion des meilleurs talents au coa­ching et à la pla­ni­fi­ca­tion de l’évaluation com­plète de car­rière, nos solu­tions vous per­mettent d’optimiser le poten­tiel de votre équipe.

Notre approche se dis­tingue grâce à des modèles psy­cho­mé­triques éla­bo­rés avec soin et des tests adap­ta­tifs nova­teurs. Ensemble, nous pou­vons éva­luer objec­ti­ve­ment les com­pé­tences, les capa­ci­tés et les traits de per­son­na­li­té authen­tiques d’un candidat.

Auteur

Cebir Research Team

With over 35 years of expertise, CEBIR provides scientifically validated psychometric tests to optimize recruitment and strengthen teams. This article summarizes research and abstracts written by our Research Team.
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